ChatGPT puede ayudarte con Excel, pero un prompt corto como “analiza esta hoja” suele producir una respuesta genérica. Un buen prompt explica qué significan las columnas, qué resultado necesitas y cómo debe comprobarse.
Aquí tienes 10 prompts listos para copiar. Cada uno incluye una tarea, un formato de salida y una revisión para que no tengas que aceptar una respuesta sin verificarla.
Antes de empezar: añade este contexto
Cuando sea posible, incluye:
Estoy trabajando con un archivo de Excel.
La fila 1 contiene los encabezados.
Las fechas están en formato AAAA-MM-DD.
No inventes valores que falten.
Explica las suposiciones y muestra las fórmulas utilizadas.
No compartas contraseñas, datos bancarios ni información personal innecesaria. Si el archivo contiene información sensible, elimina o anonimiza esas columnas antes de subirlo.
1. Crear una fórmula y explicarla
Tengo una tabla de ventas con las columnas Fecha, Producto, Región e Importe.
Necesito una fórmula de Excel que calcule el importe total de cada fila y una segunda fórmula que calcule el crecimiento mensual.
Dame la fórmula usando referencias de tabla, explica cada parte y menciona qué ocurre si falta un valor.
Comprueba: prueba la fórmula con una fila cuyo resultado puedas calcular manualmente.
2. Limpiar y estandarizar datos
Revisa las columnas Cliente, Ciudad, País y Teléfono.
Identifica espacios sobrantes, diferencias de mayúsculas, valores duplicados y formatos inconsistentes.
Propón fórmulas o pasos de Excel para corregirlos sin borrar el archivo original.
Devuelve una tabla con Problema, Ejemplo, Corrección y Riesgo.
Comprueba: cuenta las filas antes y después. Limpiar no debe eliminar registros sin una razón documentada.
3. Clasificar filas con etiquetas
Añade una columna Prioridad a esta tabla de pedidos.
Marca como Alta las filas con Importe superior a 1000 y Estado igual a Abierto.
Marca como Media las filas abiertas de 14 días o menos.
Marca como Baja las demás.
Escribe la fórmula, explica las reglas y lista las filas ambiguas para revisión manual.
Comprueba: revisa al menos cinco filas de cada categoría.
4. Crear una tabla dinámica útil
A partir de las columnas Fecha, Producto, Región, Vendedor e Importe,
propón una tabla dinámica para responder:
1. ¿Qué regiones generan más ventas?
2. ¿Qué productos están creciendo?
3. ¿Qué vendedor necesita seguimiento?
Indica Filas, Columnas, Valores, Filtros y el motivo de cada elección.
Comprueba: confirma que el total de la tabla dinámica coincide con el total de la fuente.
5. Elegir un gráfico que no confunda
Tengo ventas mensuales por Región y Producto.
Recomienda hasta dos gráficos para mostrar la tendencia y comparar regiones.
Explica por qué cada gráfico es adecuado, qué debe ir en el eje X y qué filtros debo incluir.
No uses un gráfico circular si dificulta comparar categorías.
Comprueba: el título debe decir qué se mide, durante qué periodo y con qué unidad.
6. Encontrar anomalías
Analiza la columna Importe por mes y categoría.
Calcula el promedio, la mediana y la variación mensual.
Señala valores atípicos, pero no los elimines.
Devuelve Fecha, Categoría, Importe, Regla usada y una posible explicación que deba verificar.
Comprueba: una anomalía es una señal para investigar, no una prueba de que el dato sea incorrecto.
7. Usar XLOOKUP o INDEX-MATCH
Tengo una hoja Pedidos y una hoja Clientes.
En Pedidos, necesito traer Segmento y Responsable usando IDCliente.
Escribe una fórmula XLOOKUP y una alternativa para versiones antiguas de Excel.
Explica qué debe aparecer si el ID no existe y cómo detectar IDs duplicados.
Comprueba: prueba un ID existente, uno inexistente y uno repetido.
8. Preparar un informe mensual
Convierte esta tabla de ventas en un resumen mensual para una reunión de dirección.
Incluye ingresos, crecimiento frente al mes anterior, margen si existe, tres variaciones relevantes y tres preguntas para la siguiente reunión.
Separa hechos calculados de interpretaciones.
No inventes causas que no aparezcan en los datos.
Comprueba: cada cifra del resumen debe enlazar con una columna o fórmula de la fuente.
9. Revisar fechas y vencimientos
Tengo las columnas Proyecto, Responsable, FechaInicio y FechaFin.
Añade fórmulas para días naturales, días laborables y estado.
Marca como Vencido si FechaFin ya pasó, Por vencer si faltan siete días o menos y En plazo en los demás casos.
Considera una lista de festivos en H2:H20 y explica cómo cambiarla.
Comprueba: prueba una fecha pasada, una fecha de hoy y una fecha futura.
10. Convertir el análisis en un plan de acción
Después de analizar la tabla, crea una lista de acciones con estas columnas:
Hallazgo, Evidencia, Impacto posible, Responsable sugerido, Próximo paso y Dato que falta.
No presentes una recomendación como hecho si solo es una hipótesis.
Ordena las acciones por impacto y facilidad de comprobarlas.
Comprueba: cada acción debe tener una evidencia concreta y un siguiente paso realizable.
Cómo mejorar cualquier prompt de Excel
Usa esta plantilla cuando no sepas cómo empezar:
Contexto: [qué contiene el archivo y quién lo usará]
Objetivo: [qué decisión o resultado necesitas]
Columnas: [nombres y significado]
Reglas: [filtros, fechas, umbrales y excepciones]
Formato: [tabla, fórmula, gráfico o resumen]
Comprobación: [cómo debe verificarse el resultado]
Restricciones: [no inventar datos, no borrar filas, proteger información]
La parte de Comprobación es la que más suele faltar. Sin ella, es fácil recibir una respuesta que parece correcta pero no sirve para el trabajo real.
ChatGPT, Excel y una herramienta de análisis de archivos
ChatGPT puede explicar fórmulas y ayudarte a pensar en un análisis. Cuando el trabajo consiste en repetir el mismo proceso sobre archivos Excel o CSV, una herramienta orientada a archivos puede ahorrar pasos: subir el documento, pedir un resumen, revisar las filas y compartir un resultado.
Con RowSpeak puedes formular una solicitud como esta:
Analiza el archivo de ventas, crea un resumen por mes y región, marca variaciones superiores al 10 % y muestra las filas que requieren revisión. No cambies los datos originales; separa cálculos, hallazgos y suposiciones.
Sea cual sea la herramienta, revisa siempre una muestra y compara los totales. La IA debe acelerar tu revisión, no eliminarla.
Lista de comprobación antes de usar el resultado
- Los encabezados se interpretaron correctamente.
- Las fechas y monedas tienen el formato esperado.
- Los totales coinciden con Excel.
- Los valores faltantes no fueron inventados.
- Las recomendaciones están separadas de los hechos.
- El resultado tiene un siguiente paso claro.
Conclusión
Los prompts más útiles para Excel no son necesariamente los más largos. Son los que describen el contexto, definen el resultado y explican cómo comprobarlo. Copia uno de estos ejemplos, reemplaza los nombres de tus columnas y empieza con una muestra pequeña antes de aplicarlo al archivo completo.
