Googleスプレッドシートにデータがあっても、合計が正しいか、どの月が変化したか、重要な値が欠けていないかは別途確認する必要があります。この手順では、シートをファイルとして書き出し、RowSpeakにアップロードして、具体的なプロンプトで分析します。最後に元データと照合してから、レポートや判断材料として使います。
要点:
- 複数のシートを分析する場合は
.xlsx、現在のシートだけなら.csvで書き出します。 - プロンプトには列名、対象期間、指標、必要な出力形式を明記します。
- 合計、日付範囲、欠損値、外れ値は必ず元のGoogleスプレッドシートと照合します。
- RowSpeakは、業務ファイルから確認可能な回答、表、レポートを作る流れに向いています。
ChatGPTとRowSpeakの使い分け
ChatGPTでは、必要な範囲を貼り付けるか、利用する環境に応じて書き出したファイルを添付して分析できます。RowSpeakでは、ExcelやCSVなどの業務ファイルをアップロードし、質問と出力形式を指定して、元ファイルと結果を並べながら確認できます。
どちらを使う場合も、ファイルの状態と人による確認が重要です。AIの回答は作業用の下書きとして扱い、確認せずに確定値として共有しないでください。
ステップ1：GoogleスプレッドシートをXLSXまたはCSVで書き出す
最初に、分析したいシートの見出しを確認します。各列には 日付、地域、商品、売上 のような分かりやすい名前を付け、1行が1件の取引や記録になるようにします。
Googleスプレッドシートで ファイル > ダウンロード を選びます。
- Microsoft Excel（.xlsx）： 複数のシート、数式、関連する表をまとめて扱う場合に適しています。
- カンマ区切り形式（.csv）： 1つの単純な表に適しています。CSVでは現在開いているシートだけが書き出されます。
書き出す前に、想定している対象期間と確認用の合計値をメモしてください。たとえば売上合計を控えておくと、後で結果を照合できます。
ステップ2：ファイルをアップロードして構造を確認する
.xlsx または .csv をRowSpeakにアップロードします。最初から傾向分析を依頼せず、まずファイルに何が含まれているかを確認します。
次のプロンプトをコピーし、角括弧内を自分の列名に置き換えてください。
分析を始める前に、このファイルの構造を確認してください。
シート名、列名、データ行数、[日付]の最小値と最大値を示してください。
欠損値と重複行を数えてください。データは変更しないでください。
意味が不明な列や、判断に使った前提があれば明記してください。
期待する出力： シート名、行数、日付範囲、データ品質上の問題をまとめた短い一覧です。必要なシートが見つからない場合は、.xlsx で書き出し直します。
ステップ3：合計と傾向を分析する
構造に問題がなければ、指標、集計単位、対象期間を含む具体的な質問をします。
[開始日]から[終了日]までの[売上]を分析してください。
全体合計と月別の値を表で示し、月ごとの変化を比較してください。
[地域または商品]の上位3件と下位3件も示してください。
使用した列と計算手順を説明してください。
期待する出力： 月別表、上位・下位の一覧、主な変化の短い説明です。全体合計がGoogleスプレッドシートで控えた値と一致するか確認します。
会議用の要約が必要な場合は、続けて次のように依頼できます。
確認済みの結果を、月次会議向けに5つの箇条書きで要約してください。
ファイルから確認できる事実と、考えられる理由を分けてください。
考えられる理由ごとに、追加で確認すべき情報を示してください。
期待する出力： 確認済みの数値と未確認の仮説を分けた、短いレポート案です。
ステップ4：欠損値と外れ値を確認する
通常と異なる値は、入力ミスとは限りません。キャンペーンや大口注文など、実際の出来事である可能性もあります。修正や削除を行う前に、該当行を表示させます。
[売上]について、欠損値、負の値、通常より大きい値を確認してください。
該当する各行の[日付]、[地域]、[商品]、[売上]を示してください。
外れ値と判断した基準を説明してください。
値の削除や置換は行わないでください。
期待する出力： 該当行の情報と判定基準を含む例外一覧です。注文、請求書、元の業務システムと照合して、原因を確認します。
共有前の確認リスト
分析結果を使う前に、次の4点を確認します。
- 合計： 全体合計と重要な小計がGoogleスプレッドシートと一致しているか。
- 日付範囲： 開始日と終了日が正しく、抜けている月がないか。
- 欠損値： 空欄、仮入力、重複行が分けて報告されているか。
- 外れ値： 実際の出来事、入力ミス、単位の違いのどれに当たるか。
使用したプロンプトも結果と一緒に保存してください。別の担当者が、結果の作り方を後から確認しやすくなります。
よくある間違い
- 別のシートをCSVで書き出す： ダウンロード前に対象シートへ移動するか、
.xlsxを使います。 - 合計行を明細に含める： 既存の合計行が再集計され、二重計上になることがあります。
- 地域ごとの形式を確認しない：
03/04/2026のような日付、桁区切り、小数点は解釈が変わる場合があります。 - 質問が広すぎる： 「データを分析して」だけでは、指標、期間、必要な出力が決まりません。
- 仮説を事実として共有する： 考えられる原因には、未確認であることを明記します。
- 機密データを確認せずにアップロードする： 社内ルールに従い、個人情報や機密項目を削除または匿名化します。
毎月使える分析手順にする
結果を確認できたら、同じプロンプトを次回の週次・月次ファイルでも再利用できます。列名と確認ルールをできるだけ揃えておくと、比較しやすくなります。次の手順は、RowSpeakのデータ分析ワークフローとExcel AIワークフローでも確認できます。
まずは小さなGoogleスプレッドシートを1つ書き出し、RowSpeakにアップロードして、構造確認のプロンプトから始めてください。合計、期間、欠損値、外れ値を確認してから、結果をチームに共有します。
