別再死記 Excel 萬用字元：改用 AI 進行部分文字比對

問題背景與痛點

想像一下，您是一位銷售分析師，正盯著一份季度業績試算表。其中「城市」欄位一團亂，您看到「New York」、「New York, NY」和「NYC」都指向同一個地點。您的主管要求您提供紐約的總銷售額。一個簡單的 SUMIF 或 VLOOKUP 無法解決問題，因為文字並非完全相符。

這是 Excel 中一個典型的頭痛問題。無論是來自客戶、同事或不同系統，不一致的資料輸入都會在您的資料集中造成混亂。您可能正在處理：

• 有輕微差異的產品 SKU（例如 ABC-101 vs. ABC-101-FINAL）。
• 帶有或不帶有法律後綴的公司名稱（例如「Innovate Corp」vs.「Innovate Corp, Inc.」）。
• 有時在同一個儲存格中包含州或郵遞區號資訊的地址。

為了解決這個問題，您需要執行「部分」或「模糊」文字比對。您需要告訴 Excel 根據模式而非確切的詞語來尋找、計數或加總數值。對許多使用者來說，這意味著要深入研究萬用字元的世界——一個功能強大但常常令人困惑的功能。

傳統 Excel 解決方案：萬用字元及其限制

幾十年來，Excel 中部分文字比對的首選解決方案一直是使用萬用字元。這些是特殊符號，用來代表文字字串中的其他字元。主要有三種萬用字元：

• 星號 (*)：代表任意數量的字元。例如，Aus* 可以比對到「Australia」、「Austria」或「Austin」。
• 問號 (?)：代表單一字元。例如，p?n 可以比對到「pan」、「pen」或「pin」。
• 波浪號 (~)：用於尋找實際的星號或問號字元。例如，~* 會尋找字面上的 *。

這些萬用字元可以用於 COUNTIF、SUMIF、VLOOKUP、XLOOKUP 等函數，以及「尋找與取代」或「設定格式化的條件」等功能中。

手動操作方式

讓我們看看如何使用傳統方法解決常見問題。

1. 使用 VLOOKUP 和萬用字元尋找資料

假設您需要查詢「Austin」的配送點數量，但您的資料表將其列為「Austin, Texas」。標準的 VLOOKUP 會失敗。您必須用萬用字元修改公式：

=VLOOKUP("Austin*", A1:B9, 2, FALSE)
Copy

這裡，Austin* 告訴 Excel 在查詢範圍中尋找任何以「Austin」開頭的儲存格，無論後面跟著什麼內容。

2. 使用 COUNTIF 計算符合特定模式的儲存格

想像您有一份國家代碼清單，您想計算其中有多少個代碼正好是三個字元長。您會使用問號萬用字元：

=COUNTIF(A2:A9, "???")
Copy

每個 ? 代表一個字元，所以 ??? 實際上意味著「任何長度正好為三個字元的文字字串」。

3. 使用「尋找與取代」清理資料

要修正不一致的「Washington DC」項目，您需要打開「尋找與取代」對話框（Ctrl+H）。在「尋找目標」框中，您可以輸入 Washington*，在「取代為」框中輸入 Washington DC。這將找到所有以「Washington」開頭的項目並將其標準化。

手動方法的限制

雖然功能強大，但這種方法充滿了問題：

• 學習曲線高： 您必須記住 * 和 ? 的作用，更重要的是，在每個函數中正確使用它們的語法。是 "text*" 還是 A1&"*"_？忘記引號或 & 符號會導致錯誤。
• 僵化且缺乏彈性： 公式是靜態的。如果您的主管現在問：「那些包含『port』這個詞的城市呢？」，您必須回去手動重寫公式為 "*port*"。每個新問題都意味著新一輪的公式建構。
• 容易出錯： 一個放錯位置的星號或錯誤數量的問號可能會給您不正確的結果，而且很難發現。對像 =SUMIFS(C:C, A:A, "G*", B:B, "2024-??-01") 這樣的公式進行除錯可能是一場惡夢。
• 不直觀： 這些方法並非不言自明。將您的試算表交給同事時，需要冗長的解釋您那些神秘公式的用途。

現代解決方案：使用 Excel AI 代理（RowSpeak）

Excel AI 代理如 RowSpeak 不會強迫您學習特殊語法，而是讓您使用您已經知道的語言：自然語言。它就像一個您可以與之聊天的資料分析師。您上傳您的試算表，然後簡單描述您想要的結果。

使用 RowSpeak 的逐步指南

讓我們用 AI 來解決前面提到的相同問題。

1. 上傳您的資料檔案 首先，前往 RowSpeak 網站應用程式並上傳您的 Excel 或 CSV 檔案。AI 會立即讀取您的資料並顯示預覽。最好有清晰的欄位標題（如「城市」、「銷售額」、「SKU」），這樣 AI 才能輕鬆理解您的資料結構。

2. 用淺顯的語言描述您的目標 現在，您只需在聊天框中輸入您的請求，而無需編寫公式。

• 解決 VLOOKUP 問題：

  尋找城市「Austin」的配送點數量。城市名稱後面可能會有像「, Texas」這樣的額外文字。

• 解決 COUNTIF 問題：

  在「國家代碼」欄位中，計算有多少儲存格的文字長度正好是 3 個字元。

• 解決資料清理問題：

  在「城市」欄位中，找到所有包含「Washington」的項目，並將它們取代為「Washington DC」。

• 設定格式化的條件：

  將「國家」欄位中，國家名稱以字母 G 開頭的所有列都標示出來。

3. 檢視並迭代結果 RowSpeak 會處理您的請求並生成結果——可能是一個計算出的數字、一個包含已清理資料的新表格，或是它所採取步驟的描述。最棒的是，您可以繼續對話。

如果您得到結果，可以提出後續問題，例如：

很好。現在對「Los Angeles」做同樣的操作。 您能根據這個清理過的資料建立一個樞紐分析表，顯示各城市的總銷售額嗎？ 新增一個欄位，計算 8% 的銷售稅。

這種對話式的迭代是靜態公式無法實現的。

4. 匯出您的最終結果 一旦您對分析或清理後的資料感到滿意，您只需點擊一下，就可以將結果下載為一個格式完美的新 Excel 檔案。

對話範例

以下是 RowSpeak 中的真實對話可能看起來的樣子：

傳統萬用字元 vs. RowSpeak：快速比較

常見問題

我需要知道 * 或 ? 的意思才能使用 RowSpeak 嗎？ 完全不需要。您只需用淺顯的語言描述您想要比對的內容，例如「以...開頭」、「包含」、「以...結尾」或「有 5 個字元」。AI 會將您的話語轉化為正確的邏輯步驟。

RowSpeak 能處理比「以...開頭」或「包含」更複雜的模式嗎？ 是的。您可以描述更複雜的規則，例如「找出所有以『ABC』開頭、以『XYZ』結尾，且中間有兩個數字的產品代碼。」AI 的設計旨在理解並執行複雜的邏輯。

我上傳到 RowSpeak 的資料安全嗎？ 資料隱私和安全是最高優先事項。RowSpeak 會安全地處理您的資料，並且不會長期儲存。有關具體細節，請務必參閱網站上的官方隱私政策。

RowSpeak 會更改我的原始檔案嗎？ 不會。您的原始檔案絕不會被修改。RowSpeak 在一個安全的環境中處理您資料的副本，並讓您將結果下載為一個全新的檔案。

如果 AI 誤解了我的文字比對請求怎麼辦？ 就像與人類助理溝通一樣，您可以澄清或重新表述您的請求。如果第一次的結果不完全正確，您可以說：「很接近了，但我只想包含...的情況。」AI 會根據您的回饋調整其方法。

我可以用這個來清理資料，然後再建立樞紐分析表嗎？ 當然可以。這是最強大的用途之一。您可以使用 RowSpeak 快速標準化類別、清理文字欄位，然後要求它根據新清理的資料生成樞紐分析表或圖表，所有操作都在同一個對話中完成。

開始使用：用 RowSpeak 為您的文字比對工作流程加速

別再與神秘的公式搏鬥，也別再花費數小時手動清理資料了。您浪費在回憶萬用字元語法或對損壞的 VLOOKUP 進行除錯的時間，本可以用於實際分析和產生洞見。

透過採用 Excel AI 代理，您將焦點從「如何在 Excel 中做到」轉移到「我需要回答什麼業務問題？」讓 AI 來處理技術執行。

準備好見證不同了嗎？立即試用 RowSpeak，上傳一份帶有雜亂文字資料的試算表。使用本文中的其中一個提示，看看過去需要 30 分鐘的任務如何在 30 秒內完成。