Excel AI：日常 Excel 使用者的實用入門指南

如果您曾經在清理雜亂的資料、與複雜的公式搏鬥，或者只是嘗試在 Excel 中建立一個快速圖表時感到困難，您並不孤單。試算表可以很強大，但它們通常需要手動、重複的工作。這就是 Excel AI 的用武之地。

本指南將帶您了解 Excel AI 是什麼、它如何運作，以及如何開始使用它來節省時間和減少錯誤，全部以簡單的語言說明。

如果您想直接查看產品工作流程，可以看看 RowSpeak 的 Excel AI 工作流程：從混亂 Excel 檔案到儀表板和可用於報告的分析。

日常 Excel 使用者的實用入門指南

什麼是 Excel AI？

Excel AI 是指讓您能夠使用日常語言來執行資料清理、建立公式、執行分析和建立圖表等任務的工具和功能。您不需要記住 VLOOKUP 或複雜的函數鏈，而是可以描述任務，例如：「按『訂單 ID』刪除重複項，將『日期』標準化為 YYYY-MM-DD，並計算月度銷售額。」

該工具將您的請求轉換為必要的步驟或公式，並將其應用到您的表格中。它透過減少設定時間和處理 Excel 自動化中涉及的大部分重複工作來補充您現有的 Excel 技能。Excel AI 不會取代試算表技能；它減少了設定時間和重複步驟，讓您可以專注於決策。

主要原因是更有效地處理常見的試算表問題。AI 可以在以下情況幫助您：

使用 AI 可以減少複雜試算表任務中常見的試錯過程，讓您更快地得到答案。

Excel AI 對於各種人群都很有用，包括辦公室管理人員、行銷團隊、學生、研究人員和小型企業主。

當任務是重複性的（如清理每週報告）或當您知道想要什麼但不確定確切的 Excel 步驟時，請使用 AI。對於您已經知道公式的非常小且穩定的任務，直接輸入可能更快。將 AI 視為您的助手，處理通常會拖慢您速度的事情。

Excel AI 功能在幾個不同的地方可用：

基於瀏覽器的平台： RowSpeak 等工具在您的瀏覽器中運行。您上傳檔案（.xlsx、.csv），執行任務，然後下載清理或分析後的結果。
Excel 內建功能和增益集： Microsoft 的 Excel Copilot（可用性因授權和地區而異）和其他增益集直接整合到桌面或網頁應用程式中。

關於驗證和隱私的說明： 從小樣本開始，抽查 3-5 行，確認資料類型，並且——如果可能的話——在對完整表格執行之前，要求工具顯示它應用的步驟或公式。透過檢查工具的政策並避免高度敏感的資料來注意資料隱私。

讓我們使用一個小型銷售表格來演示一個常見場景。

範例資料：

訂單 ID	日期	類別	產品	價格
101	22-Jan-24	電子產品	筆記型電腦	1200
102	23 Jan 2024	辦公用品	筆	15
103	2024/02/05	電子產品	滑鼠
104	06-Feb 24	辦公用品	筆記本	20
102	23 Jan 2024	辦公用品	筆	15

步驟 1：準備您的資料 在使用 AI 工具之前，確保您的資料有清楚的標題且沒有合併儲存格。從大約 10-20 行的小樣本開始是測試您指令的好方法。某些工具在免費方案中設有行數或檔案大小限制——先執行您的樣本以確認行為。

步驟 2：給出自然語言指令 將您的範例檔案上傳到工具中並輸入您的請求。您可以串連命令。例如：

用於清理： 「按『訂單 ID』刪除重複項，用相同『類別』的平均值填充缺失的『價格』，並將所有『日期』格式標準化為 YYYY-MM-DD，給我下載連結。」
用於分析： 「建立一個顯示月度總銷售額的柱狀圖。」
用於驗證： 處理後，您可以提出後續問題：「解釋您用於去重的規則以及如何計算『價格』的類別平均值。」