更智慧的 Excel 文字擷取法：公式 vs. AI

文字處理是Excel中的核心技能，能大幅提升您的資料分析能力。其中關鍵技術是擷取特定文字段落（即「子字串」），可協助清理雜亂資料並更有效地分析資訊。

傳統作法需要精通一系列Excel函數，且常須組合成複雜公式。但若存在更快速直覺的方法呢？本指南將同步探討傳統公式導向的文字擷取方法，以及使用RowSpeak等AI工具的現代化AI解決方案。您將見證如何用極少心力達成相同成果。

依位置擷取文字：傳統方法 vs AI方案

我們常需要根據文字字串中的位置來擷取單字或字元序列。Excel雖提供多種內建函數，但AI助理通常只需簡單指令即可完成任務。

傳統方法：使用Excel子字串函數

Excel用於依位置擷取文字的主要函數為LEFT()、RIGHT()和MID()。

使用LEFT()函數

可使用LEFT()函數從文字字串開頭擷取字元。語法為：

=LEFT(text, [num_chars])

• text：包含原始文字的儲存格
• num_chars：從左側擷取的字元數（預設值為1）

例如要從A2儲存格的產品代碼擷取前三個字元：

=LEFT(A2,3)

使用RIGHT()函數

RIGHT()函數從文字字串結尾擷取字元。語法為：

=RIGHT(text, [num_chars])

要擷取產品代碼的最後三個字元，請使用：

=RIGHT(A2, 3)

使用MID()函數

MID()函數從文字字串中間擷取字元。語法為：

=MID(text, start_num, num_chars)

• start_num：文字字串中的起始位置
• num_chars：要擷取的字元數

要從第四個位置開始擷取三個字元：

=MID(A2,4,3)

AI替代方案：使用RowSpeak

雖然這些函數很實用，但需要使用者熟悉特定函數與參數。使用RowSpeak等AI工具時，僅需用簡單英文描述需求即可。

將檔案上傳至RowSpeak後，您可用簡潔指令完成所有上述任務：

• 對應LEFT任務：「從A欄的產品代碼建立新欄位，顯示前3個字元」
• 對應RIGHT任務：「從A欄的產品代碼擷取最後3個字元」
• 對應MID任務：「從A欄第4個字元開始擷取3個字元，建立新欄位」

AI會自動處理底層邏輯，即時提供結果且無需編寫任何公式。

複雜擷取任務的輔助函數

處理進階任務時，常需將上述函數與「輔助函數」如FIND()和SUBSTITUTE()結合使用。

FIND()函數

FIND()能定位子字串並回傳其起始位置。當欲擷取文字無固定位置時尤其關鍵。

FIND(find_text, within_text, [start_num])

例如要在「RowSpeak」中尋找「matic」的位置：

=FIND("matic", A2)

SUBSTITUTE()函數

SUBSTITUTE()能將特定文字替換為新文字。

SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])

例如要將分號替換為逗號：

=SUBSTITUTE(A2, ";" , ",")

依分隔符號擷取文字

分隔符號（如逗號或空格）能區隔文字。新版Excel提供TEXTBEFORE()和TEXTAFTER()來簡化此流程。

TEXTBEFORE()與TEXTAFTER()

• =TEXTBEFORE(text, delimiter, ...)擷取特定分隔符號前的文字
• =TEXTAFTER(text, delimiter, ...)擷取特定分隔符號後的文字

例如要取得A2儲存格中第二個逗號前的文字：

=TEXTBEFORE(A2, ",", 2)

而要取得第二個逗號後的文字：

=TEXTAFTER(A2,",",2)

不過這些強大函數僅限Microsoft 365及網頁版Excel使用。

進階應用案例：公式 vs AI

此處正是傳統方法與AI解決方案產生明顯差異的場景。需要巢狀公式的複雜任務，現在只需單一句話即可解決。

案例一：處理不同長度的名字

假設需要從全名清單中擷取名字，且每個名字長度各不相同。

傳統方法：結合LEFT()與FIND()

需先定位空格位置，再擷取空格前的所有內容。

=LEFT(A2,FIND(" ",A2)-1)

此法雖可行但不直觀，必須記得減去1以避免包含空格。

AI方法（RowSpeak）

使用RowSpeak時僅需詢問：

從「全名」欄位擷取名字至新欄位

AI會自動理解上下文，並處理任意長度的姓名。

案例二：從電子郵件擷取網域

現有電子郵件清單需要單獨取出網域名稱。

傳統方法：結合RIGHT()、LEN()與FIND()

此需求需要更複雜的公式來計算網域名稱長度。

=RIGHT(A2, LEN(A2) - FIND("@",A2))

此三函數組合在建構與除錯時相當困難。

AI方法（RowSpeak）

指令簡單直接：

從A欄的電子郵件地址擷取網域名稱

案例三：清理雜亂的資料輸入

資料中包含多種不一致格式的電話號碼，需要進行標準化處理。

傳統方法：巢狀SUBSTITUTE()函數

要移除連字號、括號與句點，必須多次巢狀使用SUBSTITUTE函數。

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, "-", ""), "(", ""), ")", ""), ".", "")

此公式冗長難讀且容易出錯。若出現新的不需要字元（如空格），必須再次編輯公式。

AI方法（RowSpeak）

單一指令即可處理所有需求：

清除A欄電話號碼中的所有非數字字元

案例四：重新格式化清理後的資料

清理電話號碼後，需要統一格式化為XXX-XXX-XXXX格式。

傳統方法：TEXT、LEFT、MID與RIGHT

需要先擷取號碼的每個部分，再用連字號重新組合。

=TEXT(LEFT(B2, 3), "000") & "-" & TEXT(MID(B2, 4, 3), "000") & "-" & TEXT(RIGHT(B2, 4), "0000")

這是本指南中最複雜的公式之一，展現了進階文字格式化的高學習門檻。

AI方法（RowSpeak）

AI解決方案採用兩步驟對話。清理號碼後僅需詢問：

現在將B欄已清理的電話號碼格式化為XXX-XXX-XXXX格式

結語

您已見識兩種在Excel中處理文字的強大方法。精通LEFT()、RIGHT()和MID()等函數是極具價值的技能，能讓您精準掌控資料，並建立紮實的試算表操作基礎。

然而現代資料工作的現實需求是速度與效率。如RowSpeak這類AI驅動工具代表典範轉移，將複雜的多步驟公式編寫轉化為簡潔對話。您無需記憶語法或除錯巢狀函數，只需專注於目標並讓AI執行處理。

準備好簡化您的文字擷取任務了嗎？立即試用RowSpeak，親身體驗AI驅動的資料處理如何加速您的商務工作流程。

無論您選擇成為公式專家、AI高效使用者，或兩者兼備，有效擷取與格式化文字的能力，對所有處理資料的工作者而言都將是關鍵技能。

Excel子字串常見問答

子字串函數如何處理不可列印字元？該如何清理？

傳統作法是在應用子字串函數前使用CLEAN()函數移除不可列印字元，例如：=LEFT(CLEAN(A1), 5)。使用AI工具時，您只需要求「清理A欄資料後擷取文字」即可。

子字串函數能將文字分割至不同儲存格嗎？

可以。傳統作法是使用資料標籤下的文字到欄功能，或較新的TEXTSPLIT()函數。若使用RowSpeak等AI工具，僅需告知：「將『全名』欄位分割為『名字』與『姓氏』欄位」

如何根據使用者輸入或儲存格參照動態擷取文字？

在傳統Excel中，可在子字串函數內使用儲存格參照來實現動態功能。例如MID(A1, B1, C1)，其中B1儲存起始位置，C1儲存字元長度。AI工具亦可根據試算表上下文進行操作，或透過提示指令指定邏輯，例如「從A欄擷取文字，起始位置由B1定義，長度由C1定義」