如果月度銷售表或營運資料都在 Google Sheets，卻不知道該先檢查哪個數字，最簡單的起點是先匯出檔案，再逐一提出分析問題。本文會帶你把 Google Sheets 下載成 .xlsx 或 .csv，上傳到 RowSpeak，最後把分析結果與原始試算表逐項核對。
ChatGPT 適合協助整理問題、解釋公式，或檢視少量貼上的資料。分析 Google Sheets 不一定要透過 API 或其他自動化工具串接。當你要處理完整檔案、反覆追問並保留可檢查的輸出時，可以使用下面的檔案式流程。
重點摘要：
- 要保留多個工作表與結構時匯出
.xlsx；只有目前工作表的一張簡單資料表時可使用.csv。 - 上傳 RowSpeak 後，依序檢查資料品質、總計、趨勢與異常值，結果會比較容易核對。
- 分享報告前，務必把總計、日期範圍、缺失值與異常值和原始 Google Sheets 比對。
步驟 1：整理並匯出 Google Sheets
分析前，先確認第一列有清楚的欄位名稱。以銷售資料為例，可以使用 日期、地區、產品、訂單數、銷售額。標題上方的備註、合併儲存格、重複出現的小計列可能影響加總，最好先移到其他工作表或移除。
在 Google Sheets 選擇 檔案 > 下載，再依分析需求選擇格式：
- Microsoft Excel (.xlsx)： 適合包含多個工作表，或需要保留工作表結構的檔案。
- 逗號分隔值 (.csv)： 適合目前工作表只有一張簡單資料表的情況。CSV 不會包含其他工作表。
姓名、電子郵件、帳號等非必要敏感資料，應在匯出前刪除或匿名化。檔名可以加入期間和版本，例如 sales_2026-07_review.xlsx，方便之後確認分析的是哪一份資料。
步驟 2：把檔案上傳到 RowSpeak
前往 RowSpeak 的 Excel AI 分析流程，上傳剛匯出的 .xlsx 或 .csv。第一個問題最好同時說明檔案用途、要分析的工作表、日期範圍和關鍵指標。否則，同一個「銷售額」欄位可能被理解成含稅銷售額、未稅銷售額或淨銷售額。
上傳的檔案是匯出當下的快照。如果之後修改 Google Sheets，必須重新匯出並上傳最新版本。
步驟 3：用可複製提示詞開始分析
以下範例假設檔案包含 日期、地區、產品、訂單數、銷售額。使用前，請把方括號中的工作表、欄位和日期改成你的實際內容。
提示詞 1：先檢查資料品質
計算前請先檢查這份檔案的結構。辨識 [銷售] 工作表中的日期欄位、分類欄位和數值欄位，並用表格列出：總資料列數、日期範圍、各欄缺失值數量、重複資料列數量，以及疑似以文字儲存的數值欄位。若欄位意義不明，請先提問，不要自行猜測。
預期輸出： 工作表與欄位清單、最早與最晚日期、缺失值和重複列數量，以及計算前需要處理或確認的問題。若這一步出現警告，先回到原始檔修正，再進行加總。
提示詞 2：計算總計與分類摘要
請計算 [2026-01-01] 到 [2026-06-30] 的 [銷售額] 總計，並分別按月份和 [地區] 彙總。每張表都要顯示總計。若排除任何資料列，請列出數量與原因，並說明使用的日期欄位和彙總規則。
預期輸出： 銷售總額、每月摘要、各地區摘要、排除的資料列和計算規則。每個分類小計相加後，應能和總計對上。
提示詞 3：找出趨勢與變動來源
請計算 [銷售額] 的月增減率，標出增幅最大和降幅最大的月份，再用數字說明哪些 [地區] 與 [產品] 對變動影響最大。檔案中沒有證據的原因請不要下結論，改標示為「需要進一步確認」。
預期輸出： 月度增減率、變化最大的期間，以及對變化貢獻較大的地區和產品。說明應清楚區分檔案中的事實與仍需查證的原因。
提示詞 4：整理成可審閱的報告
請根據已核對的結果，撰寫一份給主管看的週報草稿，依序包含：1) 三個關鍵數字，2) 三項主要變化，3) 需要處理的資料問題，4) 建議的下一步。每個數字都要標明使用的日期範圍和欄位；尚未確認的內容不可寫成事實。
預期輸出： 簡短摘要、有數字支持的變化、資料品質提醒和下一步檢查項目。你也可以參考 AI 報告流程，把相同架構用在下一次週報或月報。
步驟 4：把結果與 Google Sheets 核對
AI 產生的內容應視為待審閱草稿。放進會議簡報或正式報告前，至少完成以下四項檢查：
- 總計： 將 RowSpeak 的總計和 Google Sheets 的
SUM結果或樞紐分析表總計比較，並確認原始檔的小計列沒有被重複加總。 - 日期範圍： 把結果中的開始日與結束日，和原始日期欄位的最小值、最大值比較。也要確認以文字儲存的日期沒有被漏掉。
- 缺失值： 判斷空白儲存格是真的缺少資料，還是代表銷售額或訂單數為
0，並在報告中寫明處理方式。 - 異常值： 回到原始資料列，檢查特別大的數字或負數是否來自幣別、退貨或重複輸入。異常值也可能是真實事件，不應直接刪除。
如果總計對不上，不要只要求「重新計算」。請明確指出日期範圍、排除條件和正確欄位名稱，再請 RowSpeak 修正。需要進一步拆解資料時，可以接著使用 資料分析功能。
常見錯誤
- 想分析多個工作表，卻匯出只包含目前工作表的 CSV
- 把合併標題、重複表頭或小計列一起當成原始資料上傳
- 沒有說明「銷售額」、「淨銷售額」和「訂單金額」的差異
- 混用不同日期格式、幣別或時區，卻沒有先統一規則
- 在一個提示詞中同時要求品質檢查、預測與完整報告
- Google Sheets 已更新，仍繼續分析舊的匯出檔
ChatGPT 與檔案式分析怎麼選？
若你只需要貼上少量範例、整理問題或理解 Google Sheets 公式，ChatGPT 等通用 AI 工具很方便。若要從包含多個工作表的實際檔案中，依序檢查總計、趨勢與資料品質，再整理成報告，檔案式流程會更直接。無論使用哪一種方式，都要回到原始資料核對重要數字。
從下一份 Google Sheets 報告開始
準備下一個報告週期要使用的 Google Sheets 副本，移除不必要的敏感資料後匯出成 .xlsx 或 .csv。上傳 RowSpeak 後先執行 提示詞 1；確認資料品質結果和原始檔一致，再繼續計算總計和趨勢。
