你的分公司報告包含同類銷售記錄，但表頭從不同列開始，欄位也有不同名稱。你需要一張不遺失記錄也不更改總計的表格。下方是一個已錄製的 RowSpeak 工作流程，將三份不相符的 Excel 檔案合併成 445 筆已核對的銷售記錄。你可以複製提示、觀看合併過程，並下載結果自行檢查。
重點摘要：
- 將表頭位置與欄位名稱不同的檔案中的銷售記錄，合併成一張表格。
- 使用可複製的提示設定日期規則、保留缺失值，並要求來源詳細資料以供檢查。
- 查看錄製的三檔案結果：445 筆記錄、2,944 單位、10,989,500 收入，以原始貨幣計。
- 在報告中使用合併檔案前，依來源檢查記錄數與總計。
真正的問題不是合併
技術上，合併是簡單的部分。Excel、指令碼和免費工具多年來都能堆疊多個檔案的列。真正讓你每週工作變慢的，是合併前發生的事：檔案不相符。
本週其中一個檔案的表頭在第 1 列。另一個的表頭在第 4 列，因為有人在表格上方貼上標題和日期。第三個將同一欄拼成「Rev」，其他檔案則寫「Revenue」。如果你曾搜尋這方面的協助，可能看過做同樣工作的人發表像這樣的貼文：
- 一名營運人員描述每週需要合併 100 多個 Excel 檔案，擔心過程中遺失格式或資料（r/excel）。
- 另一人每天透過複製貼上合併 50 多個檔案，因為表頭不是從最上方開始，且資料上下有隨機資訊（r/excel）。
- 一名非程式設計師嘗試用 Python 合併不一致的活頁簿批次，卻卡在文件中（r/learnpython）。
- 有人寫了巨集從許多檔案提取特定儲存格，但它是逐格記錄且執行太慢（r/excel）。
當真實商業檔案來自不同人員、系統或月份時，它們就是這個樣子。合併很簡單，真正的任務是處理不一致。
選擇合併檔案的方式
Excel 工具與指令碼可以合併檔案。真正有用的問題是：你的特定差異需要多少設定，以及你要如何檢查結果。
選項 1：購買合併工具
當你的檔案共用相同版面配置時，專用合併工具速度很快。它們通常能一鍵堆疊多份活頁簿的列，而對於乾淨、完全相同的匯出檔，這正是你想要的。
請檢查你選擇的工具是否能偵測第一列以下的表頭、將不同名稱對應到同一欄，並回報略過的列。若工具只能堆疊相符的版面配置，就需要先做好準備，才能正確合併這些匯出檔。
選項 2：Power Query
當你的檔案一致時，Power Query 是實用的選項。如果每週匯出檔都來自相同系統、具有相同欄位，建立一次查詢並重新整理就是良好的工作流程，而且除了你已擁有的 Excel 之外不需額外成本。
當版面配置不同時，你的查詢需要針對這些差異制定規則：
- 某些檔案的表頭位於第 2 列或第 5 列。查詢指向第 1 列，因此這些欄位會位移或消失。
- 重新命名的欄位。某個月的匯出檔中，「Region」變成「Area」，查詢會將它視為新的、不相關的欄位。
- 資料中間出現總計列。它會像一般列一樣流入合併表格，你的合計就會悄悄出錯。
Power Query 可以透過適當的轉換與欄位對應規則來處理這些差異。當匯出檔變更時，這些規則需要維護，因此請考慮由誰負責這套設定。
選項 3：撰寫 VBA 或 Python
巨集與指令碼幾乎能處理任何事，包括雜亂的檔案。但代價不同：你現在要負責程式碼。上面引述中的逐格巨集就是很好的例子。技術上它可行，但也慢到不實用，而且下一批檔案每次出現結構上的意外，就代表又要再編輯一次。卡在 Python 文件中的非程式設計師，則遇到同一取捨的另一面：這個做法可行，但只適合能維護它的人。
如果你喜歡寫指令碼，這是合理的做法。如果你的實際工作是營運或財務，而寫指令碼只是達成目的的手段，那麼你等於在本業之上還要維護軟體。
「雜亂」的具體意思是什麼
「雜亂檔案」不是模糊的抱怨，而是一份具體清單，你很可能認得其中大部分：
- 表頭不在第 1 列：標題、日期或空白帶位於真正表格上方。
- 資料上下有備註：「Prepared by」、「Confidential」或工作表內臨時加入的註解。
- 同一欄在每個檔案中有不同名稱：「Revenue」、「Rev」、「Sales Amount」。
- 合併儲存格：區域標籤橫跨三列，因此只有第一列帶有值。
- 數字與日期以文字儲存：「1,250」是文字、「2026/10/01」是字串，而總計會默默略過這兩者。
- 空白列將表格切成片段。
- 總計列不應計為資料，有時在底部，有時在中間。
如果其中三項以上符合你的每週檔案，那麼「合併檔案」這個說法一直掩蓋了真正的任務。真正的任務是：將不相符的檔案變成一張表格，讓每一列的意義都相同。這是不同的工作，需要不同的做法。當檔案已經在同一份活頁簿中，但值仍需要正規化時，另一套 資料清理工作流程 可以幫上忙。
用白話描述的方式
使用 RowSpeak 的 Excel AI 工作流程，上傳你的活頁簿，並描述哪些記錄應放入合併表格、哪些欄位意義相同，以及缺失值應如何處理。然後檢閱產生的表格及其檢查。
以銷售合併來說，要求每個原始銷售記錄一列。保留來源參照、要求依檔案提供總計，並告訴工具將不確定的值留空。這樣更容易在錯誤對應進入報告前就捕捉到。
錄製範例：三份不相符的銷售活頁簿
這個示範使用來自 GitHub 銷售合併專案 的三份公開分享 合成練習活頁簿。它們代表來自拉合爾、喀拉蚩與伊斯蘭瑪巴德的同類銷售明細。這是使用練習資料的產品示範，而非客戶案例研究。
下方錄影顯示原始檔案預覽、合併要求、RowSpeak 摘要，以及合併後活頁簿預覽。長度約 2 分 37 秒。
步驟 1：檢查來源檔案有何不同
三個檔案都包含銷售記錄，但單純複製貼上需要進行多項修正：
| 來源活頁簿 | 差異之處 | 銷售記錄 |
|---|---|---|
branch_lahore.xlsx |
表頭在第 4 列，位於標題、備註與空白列下方 | 140 |
branch_karachi.xlsx |
欄位名稱不同、日期為日/月/年，且價格如 Rs 5600 以文字儲存 |
160 |
branch_islamabad.xlsx |
欄位名稱不同、五個空白間隔列，以及缺少類別與單價 | 145 |
拉合爾：在備註下方找到表頭。 銷售欄位包括 ProductID、Units Sold 和 Total Sales。其上方文字不是銷售記錄。
喀拉蚩：配對名稱並正確讀取日期。 在這裡，Item_Code 與拉合爾的 ProductID 意義相同。Qty 對應 Units Sold，Revenue 對應 Total Sales。像 26/12/2025 這樣的日期必須讀作日/月/年。
伊斯蘭瑪巴德：保留不完整的銷售記錄。 第 6 列是空白，但第 5 列包含一筆缺少單價的有效銷售。這兩者需要不同處理：略過空白列，保留該筆銷售以供檢閱。
步驟 2：上傳三個檔案並描述合併方式
在 RowSpeak 中選取全部三個 .xlsx 檔案。此工作流程使用的提示說明了欄位配對、日期格式、缺失值規則，以及預期的檢閱摘要：
將這三份分公司銷售活頁簿合併成一張乾淨的表格，每個原始銷售記錄一列。
找出每個檔案中真正的表頭，略過標題、備註與完全空白的列。依意義配對欄位：Date / Sale_Date / TransactionDate；ProductID / Item_Code / SKU；ProductName / Item_Name / Product；Category / Cat；Units Sold / Qty / QtySold；Unit Price / Price(Rs) / UnitPrice；Total Sales / Revenue / LineTotal。
使用這些輸出欄位：Date、Branch、SKU、Product、Category、Quantity、Unit Price、Revenue、Source File、Source Sheet、Source Row。從檔名取得 Branch。將 SKU 保留為文字。將 Karachi 日期解析為 DD/MM/YYYY，所有日期顯示為 YYYY-MM-DD，並將帶有 Rs 前綴的價格轉為數字，不更改幣別。
保留所有銷售記錄，包括缺少欄位的記錄。將缺少的 Category 與 Unit Price 留空，並回報以供檢閱。不要猜測、填補、去除重複或重新計算原始 Revenue。
建立依來源檔案分組的摘要，顯示記錄數、總 Quantity、總 Revenue，以及缺少欄位計數。另外回報被排除的非資料列。將合併表格與檢閱摘要匯出至 combined_branch_sales.xlsx。
重要的指示是 保留所有銷售記錄。缺少類別不應讓真實銷售消失。要求工具保留既有收入，也能在標準化欄位的同時避免更改總計。
步驟 3：將結果與原始檔案比較
RowSpeak 傳回 445 筆銷售記錄 與依來源分組的摘要。下方螢幕擷取畫面來自錄影，且這些數字已獨立對照三個來源活頁簿與下載結果進行核對。
| 分公司 | 記錄數 | 總數量 | 收入，原始 Rs 金額 |
|---|---|---|---|
| 拉合爾 | 140 | 889 | 3,200,000 |
| 喀拉蚩 | 160 | 1,239 | 4,954,300 |
| 伊斯蘭瑪巴德 | 145 | 816 | 2,835,200 |
| 合計 | 445 | 2,944 | 10,989,500 |
列層級比較確認每筆來源銷售記錄都只出現一次，且在按要求轉換日期與價格後，其日期、分公司、SKU、產品、類別、數量、單價與收入都與來源相符。收入獲得保留，且未進行幣別轉換。
輸出也保留了 16 個缺少的類別與 27 個缺少的單價。這些影響 39 筆銷售記錄，因為有些記錄同時缺少兩個欄位。Review - Missing Fields 工作表會標出它們。Excluded Rows 工作表列出八個非資料列：拉合爾的兩個開頭列與一個空白列，加上伊斯蘭瑪巴德的五個空白列。
步驟 4：報告前先開啟匯出的活頁簿
合併表格使用一致的欄位，並包含來源工作表和來源列參照。錄影在 RowSpeak 的活頁簿預覽中顯示它：
下載錄影中的 Combined Branch Sales 活頁簿（.xlsx），檢查相同結果。先看 Summary by Source File，再開啟 Combined Sales，並抽幾列與原始檔案核對。在將表格視為完成前，請使用 Review - Missing Fields。
這份匯出檔中有一項細節要檢查：螢幕上的摘要顯示原始檔名，而活頁簿的 Source File 欄位包含系統檔名，例如 file-472e77ca-5ff0-4e.xlsx。在此範例中，請使用 Branch、Source Sheet 與 Source Row 追蹤記錄。如果你的交付要求原始檔名，請明確要求該對應關係，並在匯出檔中驗證。
這段錄影驗證了這次三檔案合併。它並未建立 100 檔案的上限，也未測試所有 Excel 版面配置，且這些來源檔案不含可測試移除小計列的小計列。
一旦你的合併表格通過檢閱，就用於 每月 CSV 報告工作流程，或將它轉成 儀表板，供需要分公司總計的同事使用。
何時應該直接用 Power Query
選擇既適合檔案，也適合日後維護流程者的方法。
當你的檔案每次都來自同一個系統、版面配置相同時，請使用 Power Query。每月匯出檔永遠有相同欄位、表頭在第 1 列，且沒有手動編輯，正是 Power Query 擅長處理的情況。建立一次查詢，每月重新整理即可。支援的 Excel 版本提供此功能，並可在新檔案到達時重新整理。
當匯出檔各不相同，而你偏好用文字描述規則時，值得試用白話工作流程。當你想在 Excel 內維護明確的轉換時，則值得設定 Power Query。無論哪種方式，使用結果前都要比較記錄數、總計與例外。
常見問題
可以處理多少檔案？
這裡的示範使用三份活頁簿。若批次更大，請檢查你帳戶目前的上傳限制，並先試一組具代表性的樣本。這段錄影並未驗證 100 個檔案的批次。
會變更我的原始檔案嗎？
不會。你的原始檔案保持不變。輸出是新的合併資料集或報告，可供你檢閱、匯出與分享。
CSV 和 PDF 檔案呢？
RowSpeak 支援 Excel、CSV 與 PDF 輸入。這段錄影只涵蓋 Excel。若為 PDF 表格，請先檢查擷取出的欄位與列，再與活頁簿資料合併。
每個月都會執行嗎？
下個月的檔案到達時，你可以重複使用提示。上傳新批次，檢查任何變更的表頭或格式，並檢閱新的總計。這裡顯示的工作流程由使用者執行；並未示範排程處理。
我要如何試用？
查看目前的 方案與可用用量。先從小型批次開始，並將結果與手動檢查比較，再擴大工作流程。
你的下一批檔案，準備好接受檢閱
將不相符的檔案變成一張表格。
在下一份分公司報告到期前，上傳三份具代表性的檔案。重複使用上方提示，並在分享結果前比較記錄數與收入總計。
保持原始檔案不變，並在報告中使用輸出前先檢閱。
